L'ATC se réserve le droit de modifier la date d'un colloque ou d'annuler celui-ci si le nombre minimal de participants n'a pas été atteint. Une inscription hâtive permet d'éviter qu'un colloque ne soit annulé en raison d'un manque de participants et de réserver votre place dans le colloque de votre choix.
Un participant suppléant peut être envoyé à la place de la personne inscrite à un colloque, à la condition que l'ATC soit informée à l'avance du nom de ce suppléant.